Artikel

Papperskvitton: Snart ett minne blott

Alla som reser i jobbet är bekanta med faktumet att du behöver ha koll på – och hantera – en hel del kvitton. Allt från flygbiljetterna till en kopp kaffe på eftermiddagen måste registreras om du vill få tillbaka pengar för dina utlägg. Något som de flesta av oss inte är särskilt förtjusta i.

Utläggsredovisning är något som får många företag att klia sig i huvudet. Det är inte lätt att hitta den bästa lösningen som fungerar med dagens behov att antingen skala upp eller skala ner under pågående arbete. Men kostnaderna som ett ineffektivt system för med sig kan bli stora. Så när det krävs att företaget optimerar sin hantering, är det många som ser över möjligheten att spara tid och pengar genom att ersätta papperskvitton med digitala diton.

Lösningen med digitala kvitton är fortfarande i sin linda. Förutom att företag kämpar med system som kan hantera dem, finns det också många juridiska problem att lösa, för somliga länder mer än andra.

Just nu talar experter om två varianter av digitala kvitton. Ett är det “äkta” digitala kvittot där det inte finns något papperskvitto alls. Det andra är en lösning där du fortfarande får en fysisk papperskopia som du skannar med din mobilkamera. Och även om den första versionen troligen är vad alla kommer att använda i framtiden – är den generella tanken att en lösning där du skannar papperskvittot själv, är vad företagen kommer att använda sig av i övergången.

Så vad är de viktigaste fördelarna med digitala kvitton? Om vi ​​börjar på användarsidan, är det självklart en lättnad för anställda om de inte behöver lägga en massa tid på att hålla reda på små skrynkliga papperslappar som ska rapporteras när du är tillbaka från din resa. En digital verifikation kan istället kopplas till transaktionen direkt i utläggsredovisningssystemet (EMS). Det minskar inte bara stressen, det är också ett mycket effektivare sätt att arbeta på.

När det finns så effektiva lösningar, finns det inte längre något behov för företag att ha gammeldags pärmar fulla av papperskvitton i ett förråd någonstans. I realiteten ser många företag kvittot som den sista resten av ett gammalt system – som på alla andra plan har genomgått en revolutionär förändring de senaste åren.

När företag – både anställda och administration – inte behöver hantera kvitton manuellt, frigörs en hel del tid som istället kan användas till saker som främjar och bygger verksamheten.

När allt kommer omkring är det uppenbart att företagen har mycket att vinna från att förbereda sig för en framtida övergång till digitala kvitton. Och om tidsbesparing och mindre stress inte är anledning nog finns det också stora miljöfördelar att hämta om vi skrotar papperskvitton – en gång för alla.